Bestuurssecretaresse gemeente Dijk & Waard Driessen 18-12-2023

Werken in Hollands Kroon

Introductie vacature 

In samenwerking met de gemeente Dijk & Waard zijn wij opzoek naar een Bestuursondersteuner. Ben jij een enthousiaste en ervaren bestuursondersteuner die graag met hoofd, hart en handen werkt. En beschik jij over politieke sensitiviteit, daadkracht en aanpassingsvermogen? Dan zijn wij op zoek naar jou! Het gaat om een functie van 28-32 uur per week voor een periode van 3-4 maanden. Startdatum z.s.m.

Je komt te werken bij de gemeente Dijk en Waard binnen het team Bestuursondersteuning van de afdeling Bestuurlijke-, Juridische Zaken, Veiligheid en Ondersteuning. Als bestuursondersteuner ben jij een echte duizendpoot. Organiseren, ontzorgen en representeren gaat je natuurlijk af. Samen met jouw collega's van Bestuursondersteuning ondersteun jij meerdere bestuurders, de gemeentesecretaris en de directie over de hele breedte van zijn of haar portefeuilles. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer. Je coördineert de stukkenstroom rondom de portefeuillehoudersoverleggen en overige besluitvormingsprocessen en brengt daar waar nodig structuur aan. Je ontvangt het bezoek van bestuurders, de gemeentesecretaris en directie en regelt andere facilitaire zaken zoals het begeleiden van bijeenkomsten. Daarnaast voer je de regie over de agenda waarin je geen detail mist. Je hebt er plezier in om telkens nieuwe uitdagingen op te pakken en om als intermediair te fungeren tussen de bestuurders, inwoners, bedrijven, partnerorganisaties, ambtelijke organisatie en overige externe contacten rond diverse inhoudelijke onderwerpen. Op jou kunnen we bouwen!

Concreet betekent dit dat jij:

• Een aanspreekpunt bent voor interne en externe contacten van de bestuurders, gemeentesecretaris en directie;
• De zeer complexe agenda's programmeert en actief scant op belangrijke berichten in de mailboxen;
• Op eigen initiatief mailberichten afhandelt of bespreekt met de bestuurder, gemeentesecretaris, directie en/of de collega bestuursassistentes;
• De workload bewaakt en grip houdt op de agenda;
• Meedraait in de verschillende overleggremia, daar stevig aan tafel zit en je inbreng levert op logistieke, agenda-technische zaken;
• Op de hoogte bent van zaken die spelen binnen de portefeuille van de bestuurder, gemeentesecretaris en directie en helder en snel communiceert over de voortgang met de bestuurder, de gemeentesecretaris, directie, het team en de organisatieonderdelen;
• Er voor zorgt dat de bestuurders, gemeentesecretaris en directie tijdig en in voldoende mate van informatie worden voorzien, bijvoorbeeld door op eigen initiatief informatie te verzamelen, door te attenderen op informatie uit andere bronnen of door betrokkene te informeren over actuele ontwikkelingen;
• Overzicht houdt in een complexe setting en de juiste prioriteiten weet te stellen;
• Ervoor zorgt dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.

Vacature eisen

• Wij zoeken iemand die minimaal een afgeronde diploma mbo niveau 4 Office Management heeft afgerond;
• Je hebt de juiste aanvullende opleiding(en) gedaan en ruime ervaring ten aanzien van administratief-ondersteunende en secretariële taken;
• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een bestuur en directie binnen bij voorkeur overheidsinstanties;
• Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit;
• Je hebt een dienstverlenende en flexibele instelling;
• Je hebt interesse in het lokale bestuur en een politiek-georiënteerde omgeving;
• Je hebt een flinke dosis humor.

Past deze vacature in jouw straatje? Solliciteren kan nu eenvoudig. Wees er snel bij en hopelijk krijg je snel een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.